Informační kiosky ve společnosti Foxconn CZ
Informační kiosky Ki-Wi Digital napomohly personalistům ve společnosti Foxconn CZ redukovat množství rutinních požadavků od řadových zaměstnanců, kterým naopak přinesly úsporu času a možnost vybavit si vše potřebné přímo ze svého pracoviště.
Společnost Foxconn CZ, jeden z nejvýznamnějších světových dodavatelů vyspělých IT technologií s celosvětovým přesahem, využívá ke komunikaci se svými zaměstnanci v Čechách také řešení v podobě infokiosků od Ki-Wi Digital.
V České republice společnost Foxconn provozuje dvě specializovaná výrobní centra, která jsou situována v Kutné Hoře a v Pardubicích. Vzhledem k objemu, technologické náročnosti a logistickému zabezpečení výroby, je společnost Foxconn CZ jedním z nejvýznamnějších zaměstnavatelů v regionu s více než pěti tisíci zaměstnanci. S tak vysokým počtem souvisí i nemalé nároky na operativu, která je spojena zejména s provozem personálního oddělení.
Stav před implementací infokiosků
Předtím, než společnost Foxconn CZ infokiosky nasadila, potýkali se personalisté s vysokou administrativní zátěží. Ta byla způsobena zejména rutinními požadavky od přicházejících zaměstnanců, které sice nebyly procesně komplikované, ale v tak velkém množství by postupem času vyžadovaly navýšení kapacit oddělení. Nejčastěji se jednalo o požadavky na změnu osobních údajů, informace o výši mezd, plánování dovolených, přesčasech a podobně.
Volba a konfigurace řešení
Aby byl zajištěn chod oddělení bez dalších změn, bylo rozhodnuto o nutnosti nalezení a nasazení řešení, které by jednoduchou operativu přesunulo z personalistů přímo na zaměstnance. Tím by se nejen uvolnily pomyslné ruce personalistům, ale ušetřil by se čas také zaměstnancům, kteří by za personalisty nemuseli dlouze docházet.
Požadované řešení muselo skloubit několik požadavků. Jedním z hlavních kritérií byla snadná implementace, možnost jednoduše rozšířit zařízení o další periferie, celková odolnost a v neposlední řadě také snadná a intuitivní obsluha. Zařízení mělo být primárně určeno pro nezaškolené zaměstnance bez přístupu do Active Directory.
Po zohlednění všech kritérií a s přihlédnutím k zařízením dostupným na trhu, bylo rozhodnuto o výběru multifunkčního informačního kiosku. Tento typ zařízení umožňuje uživateli využívat jej nejen jako multifunkční platformu s přístupem do intranetu a personálního systému, ale také jako místo pro elektronické podepisování, tištění a skenování dokumentů.
Infokiosky je také možné vzdáleně monitorovat a spravovat s pomocí aplikace Ki-Wi Server. Celé řešení je také připraveno na aktivaci modulu Ki-Wi Player, který umožňuje zobrazit vybraný obsah v době, kdy nejsou zařízení využívána žádným zaměstnancem. Zjednodušeně je možné uvést, že se jedná o spořič obrazovky s centrálně řízeným obsahem.
Kombinace těchto funkcionalit, společně s pořizovacími náklady, vytvořilo z infokiosků od Ki-Wi Digital velmi atraktivní řešení.
Implementace a využití infokiosků
Společnost Foxconn CZ provedla analýzu pracovišť v obou svých pobočkách a rozhodla se pro nasazení celkem 16 infokiosků. Pro ně vytvořila vlastní uživatelské rozhraní v podobě několika aplikací napojených na intranet a na cloudový systém pro personalisty SAP Success Factor.
Široká funkcionalita infokiosků podpořená integrovanou multifunkční tiskárnou a singpadem, společně s intuitivním uživatelským prostředím, vytvořila plnohodnotné vzdálené samoobslužné pracoviště personálního oddělení.
S jejich implementací odpadla personalistům většina rutinní agendy. S pomocí infokiosků získali zaměstnanci možnost přistupovat ke svému profilu, spravovat své osobní informace a pracovat s dokumenty kdykoliv potřebují přímo ze svého pracoviště. Aby byla zajištěna ochrana osobních údajů, jsou zařízení vybavenou čtečkou elektronických identifikačních karet.
Funkcí, která výrazně ulehčila personalistům život, je kompatibilita informačních kiosků s dalšími periferiemi. Kombinace multifunkčního tiskového zařízení se singpadem umožňuje snadnou správu a podepisování fyzických dokumentů.
Pokud zaměstnanec například potřebuje odeslat dodatek pracovní smlouvy personálnímu oddělení, dokument si na kiosku otevře, na signpadu jej podepíše a následně elektronicky odešle. Pokud vyžaduje dokument také ve fyzické podobě, na integrované tiskárně si jej jednoduše vytiskne. Svoje využití najde i skener, s jehož pomocí mohou zaměstnanci personalistům odesílat naskenované dokumenty. Ty mohou sloužit jako podklad pro požadavek změny osobních údajů. Schvalovací workflow takového požadavku může zaměstnanec v systému jednoduše sledovat.
Další velice užitečnou funkcionalitou informačních kiosků, je možnost nahlížet do harmonogramu směn a odpracovaných přesčasů. Zejména v souvislosti s kontrolou mzdy je tato funkce zaměstnanci velmi ceněna.
Se mzdami souvisí i digitalizace zpracování výplatních lístků. Personalisté je každému zaměstnanci odesílají v elektronické podobě. Pokud mají zaměstnanci zájem, mohou si je na infokioscích vytisknout a následně je fyzicky založit.
Infokiosky nabízejí také přístup do systémů plánovaní dovolené. V systému je možné vytvořit požadavek, odeslat jej a následně opět sledovat schvalovací proces.
Přínosem jsou informační kiosky také v oblasti školení a nově otevřených pracovních pozic. Zaměstnanci nemají možnost pouze shlédnout naplánovaná školení, ale na zařízeních mohou jednotlivá e-learningová školení také absolvovat.
Na intranetu personální oddělení pravidelně zveřejňuje nově otevřené pracovní pozice, na které mají zaměstnanci možnost se hlásit. Informační kiosky jsou tak prostředkem, který pomáhá zaměstnancům i v oblasti kariérního růstu.
Svoji aplikaci má v uživatelském prostředí i systém pro správu elektronických požadavků Jira. Všichni uživatelé, kteří mají doménový přístup, mohou do této aplikace vstupovat, vytvářet požadavky a workflow sledovat. Jednoduše tak mohou vytvořit požadavek týkající se resetu přístupového hesla, technické konzultace nebo žádosti o vystavení nebo potvrzení dokumentů personálním oddělením. Společnost Foxconn plánuje, aby měli všichni zaměstnanci v budoucnu možnost zadávat a spravovat podobné požadavky.
Informační kiosky jsou také oblíbeným prostředkem k získání informací o možnostech stravování v závodní jídelně a ke správě firemních benefitů v aplikaci Cafeteria. Ta nabízí zaměstnancům možnost směnit získané body za elektronické stravenky nebo za jiné odměny.
Společnost Foxconn CZ plánuje využívat infokiosky také pro sdělení adresovaná zaměstnancům od nejvyššího vedení. Jejich prostřednictvím budou komunikovány vize, důležité organizační změny nebo významné úspěchy v oblasti výroby.
Informační kiosky se díky širokým možnostem využití staly důležitým prostředkem pro zefektivnění komunikace mezi zaměstnanci, personálním oddělením a dalšími složkami v organizační struktuře. Svůj potenciál ještě zdaleka nevyčerpaly a v budoucnu se uvažuje o rozšíření jejich využití i v jiných interních operacích.
Vyjádření zákazníka
Personalisté společnosti Foxconn hodnotí informační kiosky velmi pozitivně. S jejich pomocí se výrazně odbourala administrativní zátěž spojená se zaměstnanci. „S příchodem kiosků se výrazně snížil počet požadavků od přicházejících zaměstnanců. Ti nyní mohou většinu informací najít v systému jednoduše sami přímo na svém pracovišti a nemusí za námi dlouze docházet. Také podepisování dokumentů a jejich následné zpracování se velmi zrychlilo.“ Uvedla Markéta Kršková, administrátor interních HR systémů ve společnosti Foxconn.
Informační kiosky se staly populární nejen u personalistů. Důkazem úspěšného nasazení je i to, že je využívá stále více řadových pracovníků. „Zejména v období výplat vídáme před kiosky zástupy zaměstnanců, kteří si sami tisknou výplatní pásky.“ Dodává Markéta Kršková.
Protože si kiosky mezi zaměstnanci získávají stále větší oblibu, uvažuje Foxconn o jejich dalším rozšíření. „V současné době využíváme 16 informačních kiosků v našich pobočkách v Pardubicích a v Kutné Hoře.
Rádi bychom je rozšířili o dva další, abychom pokryli více pracovišť a více pracovníků.
Také bychom v budoucnu rádi rozšířili jejich funkcionalitu o možnosti vzdálené správy a přehrávání obsahu v době, kdy kiosky nebudou zaměstnanci využívány.“ Uvedla Alena Doušová, projektový manažer pro implementaci kiosků ve společnosti Foxconn CZ.
Závěrečné zhodnocení
Informační kiosky od Ki-Wi Digital ve společnosti Foxconn CZ plní svůj hlavní účel. Usnadňují nejen oboustrannou komunikaci řadových zaměstnanců s personalisty, ale zároveň jsou prostředkem pro samosprávu části personální agendy zaměstnanců. Zároveň jsou platformou, která nabízí jednoduchý a rychlý přístup k vnitrofiremním informacím z jednoho místa.
Nasazení kiosků ve společnosti Foxconn potvrdilo, že jsou řešením s vysokou užitnou hodnotou, které zvládne svými funkcemi pokrýt požadavky vysokého počet uživatelů i v korporátním prostředí.
- Markéta Kršková -